فرازهایی از سخنرانی آقای محمدمهدی انجم شعاع معاون امور اسناد و سردفتران در گردهمایی مدیران ستادی و استانی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و روسای کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران سراسر کشور - "پیاده شده از روی فایل صوتی"
چند قدم كه به عقب برگرديم و مراجعه اي داشته باشيم به شهريور ماه سال 1392، زماني كه ثبت الكترونيك اسناد در كشور با همت دوستان و همكاران در راستاي سياست هاي سازمان و نظرات رياست محترم سازمان كليد خورد،همه به خاطر دارند كه چون كار جديدي بود با چالش ها و مشكلات كوچك و بزرگ مواجه گرديد. عده اي از سردفتران محترم بنا بر دلايلي كه ارائه مي كردند و از منظر تحليل هاي حقوقي و مسائل اجرائي كه داشتند ،مخالفت هايي را ابراز كردند ؛مخالفت هاي مفيد و ارزنده و هدايت گر. بنده اعتقاد دارم كه همين نظرات به بالندگي سامانه و رفع ايرادات و اشكالاتش و استفاده ي بهتر از آن كمك كرد. قطعاً اگر ما در آن مقطع از زمان كه عرض كردم از همكاري صميمانه ي سردفتران و كانون ها و جوامع سردفتران و دفترياران بهره مند نمي شديم ،يقيناً به نتايجي كه امروز بدست آورده ايم نمي رسيديم ؛ مگر اينكه زمان بيشتر و هزينه ي پنهان و آشكار بيشتري را مي پرداختيم.
فرازهایی از سخنرانی آقای محمدمهدی انجم شعاع معاون امور اسناد و سردفتران در گردهمایی مدیران ستادی و استانی سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و روسای کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران سراسر کشور
"پیاده شده از روی فایل صوتی"
سامانه ی ثبت الکترونیک اسناد این قابلیت را دارد که میزان دقت و حساسیت اثر انگشتی که از افراد گرفته می شود را ارتقاء دهد به نحوی که جلوی اشتباهات را در سامانه بگیرد .
انشاالله از هفته ی آینده این تغییرات در خصوص اخذ اثر انگشت اجرایی خواهد شد و هرچه ما به حذف دفاتر نزدیک تر شویم ، رفته رفته به وضعیت کاملاً مطلوب خواهیم رسید.
نکته ی بسیار مهمی که همکاران در سازمان ثبت و فن آوری اطلاعات متذکر می شوند و انتظار داریم تمام همکاران و دوستان در کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران و در دفاتر اسناد رسمی به آن توجه کنند این است که وقتی ما با حذف دفتر جاری از اشخاص به جای امضاء ، اثر انگشت دریافت می کنیم ، اطلاعات این اثر انگشت تجزیه و تحلیل شده و در سامانه به شماره ملی صاحب آن متصل خواهد شد و به مرور زمان بانک اطلاعات اثر انگشت اشخاص که با شماره ملی ایشان لینک شده است ، به وجود خواهد آمد . چنانچه اگر در آینده شخص دیگری به جای این فرد ، اثر انگشت خود را وارد سامانه کند ، تشخیص داده خواهد شد که اثر انگشت مأخوذه متعلق به صاحب آن و مرتبط با شماره ملی نیست و از ادامه ی اقدامات جلوگیری خواهد کرد !
حال اگر برای اولین بار شخص دیگری به جای صاحب سند ، اثر انگشت خود را در سامانه ثبت کند و سردفتر به هردلیل متوجه این امر نشود ، یا خدای نکرده از غفلت سردفتر سوء استفاده شود، این اثر انگشت به شماره ملی فرد متصل خواهد شد و در آینده چنانچه خود ِ شخص هم بخواهد به نام خودش سند تنظیم کند ، سامانه جلوی او را خواهد گرفت و حالا بحث رسیدگی ها و اقدامات قضایی و تعقیب موضوع تا اینکه نهایتاً مشخص شود که اخذ اثر انگشت در سند قبلی به چه نحو بوده و تعیین تکلیف آن پیش خواهد آمد که لازم است همکاران محترم برای جلوگیری از اینگونه مشکلات ، دقت های لازم را معمول فرمایند .
بسم الله الرحمن الرحیم . الحمدلله رب العالمین ، الصلاة والسلام على رسول الله و آل طیبین الطاهرین. ابتدائاً پیشاپیش فرارسیدن ایام مبارک دهۀ فجر را خدمت همکاران محترم ، مهمانان گرامی که از کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران استان ها تشریف آوردن تبریک عرض می کنم . توفیقی هست که به همت دوستان و همکاران در اینجا گرد هم آمدیم تا هماهنگی های بیشتری در اجرای وظایف مون و ارائۀ خدماتی که از وظایف ما در قبال مردم و نظام جمهوری اسلامی ایران هست بیشتر به هماهنگی دسـت پیدا بکنیم . تشـکر می کنم بنده هم به نوبۀ خودم از زحماتی که مدیر کل محترم ثبت اسناد و املاک استان مازندران جناب آقای بهادر کشیدن و رئیس محترم کانون سردفتران و دفتریاران استان مازندران جناب آقای حیدرزاده متحمل شدن برای برگزاری بسیار مطلوب و مفید این همایش هم در جلسۀ دیروز و هم در جلسۀ امروز . مطالب بسیار ارزشمندی را شنیدیم و استفاده کردیم از فرمایشات ریاست محترم سازمان ثبت اسناد و املاک کشور و خب چندان شایسته نیست حالا بعد از فرمایشات ارزشمند ایشان بنده بخوام عرایضی داشتـه باشم اما با کسب اجازه ای که شده و دستوری که فرمودن چند نکته را من خدمت تون عرض خواهم کرد که البته اینها نکات ریزتری است یا شاید از منظر دیگری به مسائلی که بیان فرمودند نگاه خواهیم کرد . اولین مطلبی که فرمودند در بحث حذف دفاتر جاری دفترخانه ها ، این مسئله موضوعی است که از مدت ها پیش وارد فاز اجرایی شده و الان در دست اجرا به صورت پایلوت هست . همکاری های بسیار نزدیک و صمیمانه ای بین معاونت محترم توسعۀ فناوری و خدمات الکترونیک سازمان با مدیریت برادر عزیزمون جناب آقای کارگر و حوزۀ حرفۀ سازمان در بخش اسناد، ادارۀ کل امور اسناد با مدیریت جناب آقای مرادی وجود دارد و خوشبختانه با همکاری های بسیار نزدیک همکاران و دوستان سردفتر در سطح کشور مواجه هستیم .
این موضوع با دقت بسیار و در جلسات مکرر از منظر حرفه و از منظر فناوری مورد بررسی و تحلیل قرار گرفته و هنوز هم به اتمام نرسیده . همزمان که اخذ اثر انگشت از مراجعین در دفترخانه ها در کل کشور شروع شد و بحمدلله به نتیجه رسید و اجرای پایلوت حذف دفتر و استفاده از دفاتر الکترونیک در دفترخانه ها شروع شده ، مکرر و مرتب پایش می شود از منظر بحث های حرفه ، از منظر بحث های فناوری و کار به خوبی تا اینجا بحمدلله پیش رفته و زحمات دوستان و همکاران نتایج را بیرون می دهد . اما نکته ای که در اینجا بنده می خواهم عرض کنم و به نوعی از منظر دیگر این موضوع را نگاه بکنیم این هست که ما نیاز به همکاری و همدلی بسیار زیادی را در این موضوع داریم . چند قدمی به عقب برگردیم و مراجعه ای داشته باشیم به سال 92 زمانی که ثبت الکترونیک اسناد در کشور با همت دوستان و همکاران در اجرای سیاست های سازمان و نظرات ریاست محترم سازمان کلید خورد در شهریور 92 ، همه خاطرتون هست که کار ، کار نوئی بود با چالش ها و فی الجمله با مشکلاتی بعضاً کوچک و بزرگ مواجه بود . هر چند که در آن زمان هم بعضی از سردفتران محترم بنا به دلایلی که ارائه می کردن از منظر تحلیل های حقوقی ای که داشتن یا از منظر مسائل اجرایی نظراتی داشتن ، مخالفت هایی بود ، مخالفت های مفید و ارزنده و هدایتگر . البته بنده معتقدم همین نظرات بسیار هم کمک کرد به بالندگی این سامانه و رفع ایرادات و اشکالات آن و استفادۀ بهتر از آن . ما قطعاً در این فضایی که خدمت تون عرض کردم اگر مواجه با همکاری صمیمانۀ سردفتران و کانون هایی که در آن زمان وجود داشتند و جوامعی که فعال بودن ، نبودیم، این فعالیت های ما قطعاً یا به نتایجی که به دست آورده ایم نمی رسیدیم یا زمان بیشتری را و هزینۀ پنهان و آشکار بیشتری باید می پرداختیم که در آن زمان خوشبختانه همکاری هایی که بسیار ارزشمند هست بین سردفتران و همکاران ثبتی وجود داشت و آن باعث شد که اولاً فضای پذیرش این سامانۀ جدید و این نوع نگاه جدید به ثبت اسناد فراهم بشود و از طرف دیگر موانع و مشکلات و چالش هایی که در عمل و اجرا داشتیم به حداقل برسد و نتایج مطلوبی که امروز همه شاهد هستیم به دست بیاید . در وضعیت حذف دفاتر هم هرچند که شاید یک پروژۀ جدیدی به آن شکل که در آن زمان اجرا شد و عملی گردید وجود نداشته باشد و بخشی از پروژه کلی ثبت الکترونیک اسناد هست که به بهره برداری می رسه اما به هر حال در محدودۀ خودش هم کار ، کار کاملاً جدیدی است .
وقتی که دفتر وجود دارد و کاغذ وجود دارد ، ثبت انواع اسناد و ذکر انواع اتفاقاتی که به عنوان مسائل جنبی ثبت اسناد اتفاق می افتد و مدیریت حضور افراد در دفترخانه برای اخذ امضاء و اثر انگشت کاملاً در اختیار سردفتر هست و خیلی در واقع قدرت مانور بالایی وجود دارد ، می شود با بسیاری از وضعیت هایی که مراجعین ایجاد می کنند یا از ما مطالبه می کنند نوع کار را تطبیق داد ، اما وقتی که قرار باشد با سیستم کار بشود قطعاً یک محدودیت هایی خواهیم داشت و این محدودیت ها با توجه به مردم هم که کمتر آشنا هستن با فضای جدید ، چالش هایی ایجاد خواهد کرد . مشکلاتی در ابتدای کار ، ما قطعاً خواهیم داشت . در ارتباط با اسنادی که دستگاه های دولتی و بانک ها دارند احتمالاً با یک کندی هایی مواجه خواهیم بود ، طبیعت کار این هست وقتی که یک کار جدیدی ، سامانه ای به شکل جدید فعال خواهد شد همۀ آنچه که ما در نهایت از آن انتظار داریم در ابتدا در اختیار ما نخواهد بود و بنده از این منظر که هر آنچه که اتفاق افتاده است با همکاری و همدلی و دلسوزی و پیگیری های همه به نتیجه رسیده است در این مرحله هم ، هم همکاران ادارات ثبت توجیه باشند و توجه بفرمایند که فضا ، فضای جدیدی می خواهد و محتاج صبر و حوصله و همکاری است و هم از رؤسای محترم کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران استان ها این استدعا را داریم که از همین الان در جلساتی که هست ، در نشست هایی که دارند در ارتباطات خود با سردفتران این فضای ذهنی را کاملاً آماده بکنند که در آینده ای نه چندان دور ما وارد فضای جدیدی خواهیم شد .
از الان این آمادگی کاملاً وجود داشته باشد که در زمان اجرا ما با مشکل جدی مواجه نشویم انشاءالله و حتی تا اونجایی که مقدور هست این ذهنیت را نزد نمایندگان دستگاه های مختلف ، نمایندگان بانک ها که به هر حال خواسته یا ناخواسته مشتریان ویژۀ دفاتر هستند ، نوع مراجعات شون و حضورشون کاملاً با مردم عادی متفاوت هست این ذهنیت را ایجاد بکنند که این احتمال قوی هست که یک محدودیت هایی از لحاظ زمان حضور در دفترخانه و امضا اسناد مجبور باشند بپذیرند ، خودشون را با وضعیت دفاتر و سامانه بیشتر تطبیق بدهند . این ذهنیت اگر از قبل ایجاد شده باشد و زمینه اش باشد ما قطعاً با مشکلات کمتری مواجه خواهیم شد ، این را از الان انشاءالله همکاران و دوستان سردفتر و رؤسای کانون ها مد نظر داشته باشند که در آینده وضعیت بهتری انشاءالله داشته باشیم . خب این سامانه که انشاءالله فاز دیگرش که حذف دفاتر هست بخواهد اجرا بشود ، از ابتدا هم همۀ محدودیت-هایی که پیش بینی می شود که برای جلوگیری از برخی اشتباهات که خدایی ناکرده بعضی از مسامحاتی که ممکن است اتفاق بیفتد یا بعضی از ملاحظاتی که در ارتباط با بعضی اسناد خاص و مراجعین خاص دفترخانه ها دارند ممکن است که محدودیت هایی ایجاد بشود ، اما عرض بنده این نیست که از ابتدا این وضعیت را خواهیم داشت .
ابتدائاً این سامانه ، این بحث حذف دفاتر ((این بخش از سامانه)) این طور دیده شده در جلسات مکرری که داشتیم که فضای نه چندان سختگیرانه و محدود کننده ای داشته باشیم و ابتدائاً اجازه داده بشود که اصل موضوع اجرایی بشود و جا بیفتد ، در فازهای بعدی اگر قرار باشـد که دقیـق تر کار بـکند و یه خرده کنترل های هوشمندانۀ بیشتری از طرف سامانه اعمال بشود در فضاهای بعدی ایجاد خواهد شد . اما مهم این هست که این فضای ذهنی آماده را انشاءالله دوستان ایجاد بکنند و از همکاری های آنها در اجرای این بخش هم انشاءالله بهره مند باشیم . نکته ی باقی مانده را هم که فقط گذرا اشاره بکنم فعال تر کردن همکاران دادسراها و دادگاه های انتظامی در سطح کشـور است در استفاده از سامانه ای که همکاران حوزۀ معاونت توسعۀ فناوری ایجاد کرده اند که اخیراً در حوزۀ دادگاه های تجدید نظر هم این سامانه نصب شده و آمادۀ کار هست . لیکن مستلزم همت همکاران هست در داده آمایی پرونده های دادگاه ها و دادسراهای انتظامی در سراسر کشور که انشاءالله از این حیث هم زمینه ای فراهم بشود که بحث اتصال جزیره های متعددی که الان ما داریم انشاءالله به نقطۀ بهتری برسد که بتوانیم سامانۀ دادگاه و دادسرای انتظامی سردفتران را به سامانۀ سردفتران و دفتریاران در حوزۀ ادارۀ کل امور اسناد متصل بکنیم که از اطلاعاتی که در بانک های آنها وجود دارد استفادۀ بیشتری بشود . موضوعی که یادآوری فرمودند جناب آقای کارگر که خدمتتان عرض بکنم اثر انگشتی که در دفاتر اسناد رسمی گرفته می شود از افراد ، این اثر انگشت خب سامانه قابلیت ارتقاء دارد و می تواند دقت و حساسیت اثر انگشتی که از افراد گرفته می شود در سامانه ، در واقع تنظیم بشود و جلوی اشتباهات را بگیرد . انشاءالله این از هفتۀ آینده این طور که مرقوم فرمودند افزایش دقت و حساسیت اثر انگشت اجرایی خواهد شد و در آینده که ما به حذف دفاتر نزدیک می شویم ، کم کم به وضعیت کاملاً مطلوب برسیم . در مورد موضوع دیگری که مرقوم فرموده اند کسانی که اثر انگشت از آنها یک بار اخذ شده ، این نکتۀ بسیار مهمی هست که هم همکاران ثبت راجع به آن می فرمایند و هم همکاران و دوستان کانون ها و دفاتر : مسئلۀ مهمی که اگر بهش توجه نشه افراد در آینده با مشکل مواجه خواهند شد . مسئله اینجاست که استحضار دارید وقتی که شخصی در دفتر اسناد رسمی سندی تنظیم می کند ، یکی از الزامات ثبت شمارۀ ملی اوست . وقتی هم که ما به جای امضا در سامانه از او اثر انگشت دریافت می کنیم این اثر انگشت اطلاعاتش تجزیه و تحلیل می شود و در سامانه با آن شمارۀ ملی متصل خواهد شد . به مرور بانکی از اثرات انگشت اشخاص مرتبط با شمارۀ ملی-شون ما در سامانه خواهیم داشت .
اگر در آینده(( خب نکتۀ کاملاً مثبتش این هست که)) کس دیگری به جای این شخص اثر انگشت را وارد سامانه کرد ، سامانه تشخیص خواهد داد که این اثر انگشت متعلق به این شماره ملی نیست و جلوگیری خواهد کرد ، کسی نمی تواند به نام آن کسی که در ابتدا سند صحیح به نامش ثبت شده سندی را به ثبت برساند . اما نکتۀ دیگری که روی دیگر این سکه است این هست که اگر برای اولین بار کسی بیاید و به جای شخص دیگری انگشت بزند در سامانه و سردفتر هم ((به دلیل هر شباهتی ، هر طوری که هست)) متوجه این اتفاق نشود یا خدایی ناکرده از غفلت سردفتر سوءاستفاده ای توی این داستان بشود ، این اثر انگشت به این شمارۀ ملی متصل خواهد شد و در آینده شخص اگر بخواهد یک سند واقعی هم خودش به نام خودش تنظیم بکند سامانه جلوی او را خواهد گرفت ، حالا دیگه بحث های قضایی و رسیدگی ها تا اینکه نهایتاً مشخص بشود که سندی که یک سال قبل اشتباه بوده اثر انگشت با شمارۀ ملی اش حالا می خواهد واقعی اش بکنه . برای جلوگیری از این طور مشکلات انشاءالله دقت های لازم را بفرمایند همکاران کانون ها که این اتفاقات نیفتد . موضوع دیگری که اشاره فرمودن تذکر دادند به بنده: گواهی امضاء الکترونیک سردفتران ازدواج و طلاق هست که در کرمانشاه پایلوت شده ، انشاءالله در دو ماه آینده در استان های دیگر هم عملیاتی خواهد شد و محتاج همکاری و برنامه ریزی همکاران استان ها هست . استحضار دارید که سامانۀ ثبت وقایع ازدواج و طلاق در حال حاضر در حد یک محلی برای ذخیره سازی اطلاعات هست که از آن طریق ما بتوانیم اطلاعات را به ثبت احوال بدهیم و کنترل های هوشمند را این سامانه فعلاً بنا به دلایلی که در حوزۀ سردفتران ازدواج هست بسیار کم هست که بحث های متفاوتی همیشه در سازمان بوده است که ما در چه زمانی می تونیم برسیم به جایی که تقریباً هر آنچه که در حوزۀ ثبت الکترونیک اسناد اجرایی کردیم در حوزۀ دفاتر ازدواج و طلاق هم بتوانیم اجرا بکنیم که خب اونجا محدودیت هایی هست و دارد روی آن هم فکر می شود که انشاءالله انجام بشه . اولین قدمی که می تواند باشد همین هست که برای این سردفتران ازدواج و طلاق هم امضاء الکترونیک تعریف بشه و از طریق آن بتوانند از سامانه استفاده بکنند . این آمادگی باشد که انشاءالله در دو ماه آینده این طوری که فرمودند انشاءالله در سایر استان ها هم علاوه بر کرمانشاه این اتفاق بیفتد . تشکر می کنم از حوصله ای که داشتید و عرایض بنده را گوش کردید و عذر می خوام از جناب آقای عزیزالهی که وقت را گرفتم تا انشاءالله از فرمایشات ایشان هم استفاده بکنیم . صلواتی ختم بفرمایید .
