شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء
در اجرای مقررات ماده 7 قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور مصوب 1393/11/29 و مواد 5 و 13 آئین نامه اجرایی این قانون مصوب 1395/01/22 مبنی بر ایجاد دفاتر الکترونیک موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی ، باتوجه به ایجاد زیرساخت و نرم افزارهای مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه اندازی و بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء در کلیه دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور ، شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء به شرح زیر ابلاغ می گردد
شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء
در اجرای مقررات ماده 7 قانون جامع حدنگار (کاداستر) کشور مصوب 1393/11/29 و مواد 5 و 13 آئین نامه اجرایی این قانون مصوب 1395/01/22 مبنی بر ایجاد دفاتر الکترونیک موضوع قانون ثبت اسناد و املاک و قانون دفاتر اسناد رسمی ، باتوجه به ایجاد زیرساخت و نرم افزارهای مورد نیاز و فراهم شدن زمینه راه اندازی و بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء در کلیه دفاتر اسناد رسمی سراسر کشور ، شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء به شرح زیر ابلاغ می گردد :
ماده 1 – از تاریخ 1395/11/16 دفتر الکترونیک گواهی امضاء در تمامی دفاتر اسناد رسمی مورد بهره برداری قرار می گیرد . از این تاریخ ، ثبت گواهی امضاء صرفاً از طریق سامانه ثبت الکترونیک اسناد و در دفتر الکترونیک خواهد بود و ثبت در دفتر دست نویس گواهی امضاء ممنوع است .
ماده 2 – سردفتر مکلف است قبل از بهره برداری از دفتر الکترونیک ذیل آخرین گواهی امضای ثبت شده در دفتر را مسدود نموده و اطلاعات گواهی امضای مذکور را به همراه تعداد کل دفاتر دست نویس گواهی امضاء ، در " فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک " که در سامانه تعبیه شده ، ثبت و با گواهی امضای الکترونیک خود ، صحت آن را تایید نماید .
تبصره 1 – سردفتران مکلف به حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس بوده و هرگونه حذف ، اضافه یا تغییر در دفاتر مذکور ، مشمول مقررا مواد 62 و 100 قانون ثبت اسناد و املاک خواهد بود .
تبصره 2 – روسای واحدهای ثبتی مکلفند با همکاری کانون ها و جوامع سردفتران و دفتریاران اسناد رسمی استان ، با ایجاد گروه های بازرسی مشترک ، بر اساس چک لیست تنظیم شده توسط معاونت امور اسناد ، نسبت به بررسی روند بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء و نیز نحوه حفظ و نگهداری دفاتر دست نویس گواهی امضاء و همچنین کنترل صحت اطلاعات مندرج در فرم بهره برداری از دفتر الکترونیک گواهی امضاء ، اقدام و مراتب صحت اقدامات را تایید نمایند .
ماده 3- سردفتر مکلف است برای تنظیم گواهی امضاء ، پس از احراز هویت متقاضی ، نسبت به فراخوانی " فرم تنظیم گواهی امضاء " در سامانه ثبت الکترونیک اسناد اقدام و اطلاعات لازم را در سامانه وارد نماید .
ماده 4- سردفتر مکلف است در محل دفترخانه ، اثرانگشت شخصی که امضای وی گواهی می شود و سایر اشخاصی که اخذ امضای آنها در دفتر الزامی است را صرفاً از طریق سامانه ، اخذ و در دفتر الکترونیک ثبت نماید .
تبصره – شیوه اخذ اثر انگشت تابع مقررات ذکر شده در ماده 4 شیوه نامه بهره برداری از دفتر الکترونیک سردفتر اسناد رسمی و تبصره های آن مصوب 1395/05/23 شماره 95/105758 می باشد .
ماده 5- اخذ امضاء و اثرانگشت اشخاص مرتبط با گواهی امضاء ، در خارج از محل دفترخانه ممنوع است . در خصوص زندانیان و بیماران ، مطابق قوانین و مقررات مربوط اقدام خواهد شد .
ماده 6- در مواردی که حضور افرادی نظیر معتمد ، معرف ، مترجم . امثالهم به موجب مقررات الزامی است ، سردفتر مکلف است اطلاعات مربوط به این افراد را در قالب اقلام اطلاعات هویتی تعبیه شده در سامانه ، ثبت و ارتباط آنها را با اشخاص متقاضی گواهی امضاء معین نموده و اثرانگشت آنها را در دفتر الکترونیک ثبت نماید .
تبصره – ثبت اطلاعات هویتی اشخاص مرتبط با گواهی امضاء در بخش توضیحات ممنوع است .
ماده 7- سردفتر مکلف است پس از ثبت اثرانگشت اشخاص مرتبط با گواهی امضاء در سامانه و اخذ امضای متقاضی بر روی برگ گواهی امضاء و ممهور نمودن آن به مهر دفترخانه و امضای سردفتر ، در قسمت "تصویر گواهی امضاء" نسبت به اسکن آن بر اساس استاندارد تعریف شده در سامانه اقدام نماید .
ماده 8- پس از اخذ اثر انگشت اشخاص و ثبت تصویر برگ گواهی امضاء در سامانه ، سردفتر مکلف است با امضای الکترونیک خود ، گواهی امضاء را تایید نهایی نموده و شناسه یکتای مربوط را از سامانه دریافت نماید .
ماده 9- سردفتر مکلف است پس از تایید گواهی امضاء ، شناسه یکتا و رمز تصدیق و شماره ترتیب اختصاص داده شده توسط سامانه را بر روی برگ گواهی امضاء به صورت دستی درج نماید . اطلاعات مذکور پس از تایید نهایی سردفتر از طریق پیام کوتاه توسط سامانه برای متقاضی ارسال می گردد .
ماده 10- سردفتر مکلف است نسخه پی دی اف گواهی امضاء هایی که به نحو الکترونیک به ثبت رسیده را از سامانه دریافت و به صورت مناسب در محل دفترخانه ذخیره و نگهداری نماید .
ماده 11- نظارت بر اجرای صحیح این شیوه نامه بر عهده معاونت امور اسناد ، معاونت توسعه فن آوری اطلاعات و خدمات الکترونیک ثبتی ، دفتر بازرسی و مدیریت عملکرد و مدیران کل ثبت اسناد و املاک استان ها می باشد .
احمد تویسرکانی
معاون رییس قوه قضاییه و
رییس سازمان ثبت اسناد و املاک کشور
